最近在组织一场考试，由于需要打印每个人的座位号、个人姓名和身份证信息，如果一一编辑打印的话，耗时较长；这种场景建议使用邮件合并功能。
邮件合并对于少数信息的分别编辑提效不明显，但是对于类似于工资条、设备标识、文件盒标识等周期性、数据量大的信息分别处理时，效果非常好！

邮件合并不光可以通过 Excel + Word 实现，而且可以：用 Excel + Visio 形式实现画图信息自动绑定和更新、用 Excel + PT-9700PC 形式实现各类标识的批量打印，等等。

邮件合并的操作方法

  1. 整理原始数据，形成每个对象一行数据的 Excel 数据源；

  2. 在 Word 中设定好内容的排版格式（如表格、样式等）；

  3. 在 Word 中依次执行 邮件选项卡 → 选择收件人 → 使用现有列表，在弹窗中选择已经编辑好的 Excel 数据源文件；

  4. 在 Word 中依次执行 邮件选项卡 → 插入合并域，选择需要使用的字段信息；

  5. 重复步骤 4 完成页面中所有需要的信息的插入和编辑，必要时可以点击 邮件选项卡 → 预览结果 查看最终内容和格式是否满足要求。

  6. 在 Word 中依次执行 邮件选项卡 → 完成并合并，选择需要生成的记录数量，即可生成一个以分隔符进行分隔的汇总文档，此时再进行打印即可。

多条记录共页的操作技巧

Word 中的 插入合并域 默认只会在一个模板中插入一行记录，如果需要同时打印多行记录，那么只需要在相关内容前插入另外一个参数就可以了：依次执行 邮件选项卡 → 规则：下一条记录。

重复使用 Word 模板和 Excel 数据源

通过上述方法完成的 Word 模板可以重复使用。

  • 若数据源文件没有移动位置，直接打开即可进行选择数据打印。

  • 若数据源文件已改名或者需要更换，打开时进行数据源的指定即可。

    重新指定数据源




最后更新： 2023/02/19 11:53:12

作者： David Faraday

主用链接： https://faradays-studio.gitee.io/202208072306/

备用链接： https://faradays-studio.github.io/202208072306/

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